ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ vodikovakonference.cz

Poučení o právech a povinnostech v souvislosti se zpracováním osobních údajů a udělením souhlasů
H2 Global Group s.r.o., IČ 116 51 091

Sídlem Muglinovská 154/73, Muglinov, 712 00 Ostrava
Zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 11651091
(dále též jen správce osobních údajů či správce)
Kontaktní osoba ve všech záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů:
Ing. Gabriela Maršálková, email: gabriela.marsalkova@h2world.world
dále také jen „správce“

Správce osobních údajů, tedy společnost H2 Global Group s.r.o., tímto informuje subjekty údajů (všechny osoby, jejichž osobní údaje zpracovává) o tom, že osobní údaje, které mu byly poskytnuty, nebo které získal v souvislosti se svým předmětem podnikání, zpracovává v souladu s příslušnými právními předpisy, především Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR, dále též jen nařízení GDPR), a také zákonem o zpracování osobních údajů č. 110/2019 sb., vše ve znění pozdějších předpisů.

Abyste lépe porozuměli textu níže, vysvětlujeme úvodem základní zásady týkající se zpracování osobních údajů a hlavní pojmy:

ZÁKLADNÍ POJMY:

„osobními údaji“ se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby;
„zvláštní kategorií osobních údajů“ osobní údaje vypovídající o etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání, filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, jakož i genetické údaje, biometrické údaje, údaje o zdravotním stavu či sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby;
„subjektem údajů“ fyzická osoba, které se osobní údaje týkají (může se jednat o zaměstnance, zákazníka, člena orgánu správce, zástupce dodavatele, odběratele apod.);
„zpracováním“ jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů; jedná se např. o shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení (toto však není vyčerpávající seznam);
„dalším zpracováním“ zpracování osobních údajů za jiným účelem, než pro který byly původně shromážděny, např. další zpracování volně dostupných údajů (veřejných údajů z katastru nemovitostí, které byly původně shromážděny za účelem vedení evidence katastru nemovitostí apod.);
„správcem“ fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám, nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;
„zpracovatelem“ fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce; za určitých podmínek může být správce i v pozici zpracovatele nebo se může jednat např. o subjekt, který pro správce zajišťuje účetnictví, IT služby apod.;

Hlavní zásady při zpracování osobních údajů:
Při zpracování Vašich osobních údajů se řídíme základními zásadami, které se prolínají celou oblastí ochrany osobních údajů. Těmito zásadami jsou:
Zákonnost, korektnost, transparentnost:
Zpracovávat osobní údaje je dle předpisů možné pouze korektním, zákonným a transparentním způsobem, a to pouze na základě právních titulů definovaných v nařízení GDPR. Správci je uložena povinnost zajišťovat v co největší míře informovanost subjektů údajů a postupovat při zpracování osobních údajů otevřeně a v souladu s GDPR. Z uvedeného důvodu jsme vypracovali tento dokument, kterým mimo jiné zajišťujeme výše uvedené.
Účelové omezení: Účel zpracování osobních údajů určuje rámec zpracování, které lze provádět. Vymezení účelu je povinností správce. Je zakázáno zpracovávat osobní údaje za jinými účely, než za kterými byly shromážděny. Z tohoto existují výjimky (např. pokud k tomu dá subjekt údajů souhlas, pokud je nový účel zpracování slučitelný s původním apod.). Zpracování za jinými účely je tzv. dalším zpracováním.
Hlavní účely zpracování Vašich osobních údajů jsou uvedeny níže, ale ve vztahu k zákazníkům a našim smluvním partnerům se jedná zejména o zpracování osobních údajů za účelem splnění smlouvy s Vámi, ať už je to objednávka zboží přes e-shop,účast na akci pořádané námi či plnění jiné smlouvy.
Minimalizace údajů: Předpisy ukládají zpracovávat a shromažďovat pouze ty osobní údaje, které jsou relevantní a přiměřené vzhledem k účelu zpracování, a pouze v takovém rozsahu, který je nezbytný pro naplnění vymezeného účelu. Pokud by bylo možné dosáhnout účelu i bez zpracování některých osobních údajů, je nutné tyto nadbytečné osobní údaje přestat zpracovávat.
Z uvedeného důvodu zpracováváme jen nezbytně nutné údaje a klademe si za cíl plnit zásadu minimalizace údajů.
Přesnost: Zpracované údaje musí být přesné a musí odpovídat skutečnosti a v případě potřeby (dle povahy daného zpracování) je správce povinen provádět jejich aktualizaci. Jakmile správce či zpracovatel zjistí, že údaje jsou nepřesné, přijme veškerá rozumná opatření k tomu, aby nepřesné údaje opravil nebo zlikvidoval. Přesnost musí být zajišťována v průběhu zpracování i shromažďování údajů v rozsahu rizika případné újmy subjektu údajů. Správce neodpovídá za nepřesnost údaje, pokud mu subjekt údajů poskytne údaj nepravdivý.
Vzhledem k výše uvedeném Vás tímto žádáme, dojde-li u Vás ke změně některého údaje, zejména identifikačního, oznamte nám tuto skutečnost.
Omezení a forma uložení: Osobní údaje se uchovávají pouze po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány. Po skončení této doby se správci ukládá povinnost osobní údaje zlikvidovat (vymazat či anonymizovat), to neplatí, pokud je dána některá z výjimek stanovených v GDPR.
Osobní údaje zpracováváme tak, aby výše uvedené bylo naplněno.
Integrita a důvěrnost: Osobní údaje se zpracovávají takovým způsobem, který zajistí jejich zabezpečení před neoprávněným či protiprávním zpracováním a dále také zničením, poškozením či ztrátou apod.
Osobní údaje uchováváme ve formě, která neumožňuje přístup neoprávněných osob k těmto údajům, když bezpečnost Vašich osobních údajů je pro nás na prvním místě.

Informujeme Vás tímto, že zpracovávámezejména následující kategorie osobních údajů:
Běžné:

adresní a identifikační údaje sloužící k identifikaci Vás jako subjektu údajů a splnění smlouvy (zejména jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, IČ, DIČ, datum narození) a údaje umožňující kontakt s Vámi (číslo telefonu, e-mailová adresa)
popisné údaje a bankovní údaje (bankovní spojení za účelem plnění finanční transakcí)
podobizna a záznam chování (např. v rámci kamerových systémů v provozovnách či při záznamů akcí pořádaných správcem)
ostatní jiné nutné k naplnění účelu

Zvláštní:

Kategorie osobních údajů (osobní údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby) u svých zákazníků a smluvních partnerů nezpracováváme.
Pokud dochází ke zpracování zvláštní kategorie údajů tak, jen v nezbytně nutné míře, vždy na základě oprávněného zákonného titulu, a to u zaměstnanců správce např. při pracovním úrazu zaměstnance nebo na základě výslovného souhlasu.
Osobní údaje získáváme přímo od Vás (získané jsou při jednání o uzavírání smlouvy, formou osobní, e-mailovou, telefonickou, přes chat, přes webové stránky – e-shopy, vizitky, webové formuláře aj.). Případně můžeme k získání některých údajů využít veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, Katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.)

ZÁKONNÉ DŮVODY ZPRACOVÁNÍ

Osobní údaje mohou správci zpracovávat jen na základě existujících zákonných titulů.
Osobní údaje tedy zpracováváme na základě zpracování nutného pro plnění smlouvy, plnění zákonné povinnosti, či oprávněného zájmu.
U zákazníků a smluvních partnerů osobní údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro plnění smlouvy (nákup výrobků a služeb) a dále můžeme některé údaje zpracovávat na základě oprávněného zájmu nás jako správců.
U zaměstnanců osobní údaje zpracováváme zejména z nutnosti plnění smlouvy a zákonných povinností zaměstnavatele.
U zástupců korporací a statutárních orgánů korporací či jejich zaměstnanců (oprávněných zástupců) osobní údaje zpracováváme z titulu plnění právní povinnosti identifikovat osobu jednající za smluvní stranu.
Některé údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, přičemž pokud u nás dochází ke zpracování z tohoto důvodu (např. kamerový systém v provozovně či obrazové a zvukové záznamy z akcí), vždy pečlivě považujeme, balancujeme, zda je zpracování opravdu nezbytné a zda jsou splněny zákonné předpoklady (před zpracováním posuzujeme oprávněnost tzv. balančními testy). Při provozu kamerového systému je oprávněným zájmem správce zajištění ochrany zdraví osob a ochrany majetku.
Zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání probíhá za účelem jednání o uzavření pracovní smlouvy, či některých dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, v rámci výběrového řízení. A po jeho ukončení po dobu jednoho roku pro evidenční účely a případný opakovaný zájem uchazeče o zaměstnání. Správce zpracovává identifikační a kontaktní údaje uchazečů o zaměstnání v rozsahu, ve kterém je uchazeč správci dobrovolně sdělil.

ZPRACOVÁNÍ PŘI UDĚLENÍ SOUHLASU SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V případě, že nám udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů, a to ať už za účelem zasílání obchodních sdělení, umožnění sběru cookiesči jiným účelem:
Informujeme Vás tímto, že souhlas můžete kdykoli odvolat, a to na kontaktech uvedených v tomto dokumentu.
Cookies jsou malé datové soubory, které se ukládají do zařízení kupujícího (mobil, notebook, pc atd.) při užití webové stránky správce. V některých případech jsou cookies nezbytné, jinak by webová stránka nefungovala správně – tyto cookies nelze omezit. Pokud s ukládáním nezbytných cookies kupující nesouhlasí, je povinen opustit webovou stránku (e-shop). Další ukládání cookies (reklamní, analytické, reklamní) je již volitelné, a kupující je oprávněn uložit vlastní nastavení ukládání cookies na jeho zařízení. V nastavení cookies může kupující kdykoli provézt změnu. Nastavení provedete na našich webových stránkách.
V případě, že nám udělíte souhlas se zasílám obchodních sdělení, tak účelem tohoto souhlasu je využití vašich osobních údajů, zejména tedy údajů kontaktních (e-mailová adresa, telefon) pro zasílání obchodních a marketingových nabídek všech zboží a služeb, které poskytujeme. Udělení souhlasu je svobodné, nic jím nepodmiňujeme. Informujeme tímto, že udělení souhlasu opět můžete kdykoli změnit, když zasílaná obchodní sdělení zcela splňují podmínky zasílaní obchodních sdělení dle zákona č. 480/2004Sb.ve znění pozdějších předpisů.

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

Účelem zpracování osobních údajů je zejména plnění smluvních povinností dle uzavřené smlouvy či na základě Vaší objednávky, či v souvislosti s jednáním o uzavření smlouvy – tedy osobní údaje jsou zpracovány proto, abychom mohli smlouvu uzavřít a pak ji splnit (ať už se jedná o kupní smlouvu na dodání zboží, nákup přes e-shop, dodání služeb či jinou smlouvu kterou spolu uzavíráme. I pokud se účastníte nějaké akce pořádané námi, tak při zakoupení vstupenky a účastí na akci spolu uzavíráme smlouvu).
Současně jsou účelem zpracování úkony navazující či související s plnění smlouvy jako např. zajištění finančních transakcí, vyřízení reklamace, zlepšování vztahů se zákazníky, zlepšování kvality poskytovaných služeb, obrana proti případným uplatněným nárokům, tam kde byl udělen souhlas tak zpracování a zasílání obchodních sdělení.
V případě, že kupující zakládá u prodávajícího uživatelský účet, bere kupující na vědomí, že jeho osobní údaje jsou dále zpracovány i za účelem vedení tohoto účtu.
U zaměstnanců je hlavním účelem rovněž plnění uzavřené pracovní smlouvy ze strany zaměstnavatele a dále plnění zákonných povinností u zaměstnanců.
Při používání kamerového záznamu je hlavním účelem zajištění ochrany zdraví osob a majetku správce. Subjekty údajů jsou o kamerovém systému všude tam, kde je umístěn, informováni piktogramy.
Při pořizování fotografií a obrazového záznamu z akcí námi pořádaných (např. školení, konference apod.) je hlavním účelem pořizování zajištění ochrany zdraví osob, majetku správce, majetku třetích osob a také zájem správce na dokumentaci akce a následné propagaci jeho osoby, služeb a zboží. Subjekty údajů jsou vždy předem informovány o tom, že pořizování fotografií a obrazových záznamů probíhá a mají v takovém případě volbu, zda se takové akce budou účastnit či nikoli.
Účelem zpracování mohou rovněž být účely obsažené v rámci souhlasu subjektu údajů se zpracováním.
Osobní údaje jsou správcem zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem či v rozsahu v jakém je správce získal pro plnění svých povinností.

Účelem zpracování dále může být:

Plnění vašich žádostí
Správa a zlepšení obchodního modelu a vztahů k zákazníkům a smluvním partnerům
Výzkum trhu, statistika

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje můžeme předat PŘÍJEMCUM osobních údajů, kterými mohou být v souladu s účelem, se kterým údaje zpracováváme zejména: Subdodavatelé služeb (např. pošta), orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány, aj. úřady), pojišťovny, banky a zprostředkovatelé plateb či jiní zpracovatelé osobních údajů – poskytovatelé údržby informačního systému, externí účetní, externí dopravci aj.
V případě pořádání akce, školení, seminářů, konferencí mohou být příjemci Vašich kontaktních osobních údajů subjekty, jež pro nás zajišťují předprodeje a prodeje vstupenek a také poskytovatelé či zprostředkovatelé bankovních převodů za účelem úhrady služeb a zboží.
Pokud by vztah kteréhokoli našeho partnera a nás byl posouzen jako společné správcovství zajistíme, aby vůči Vám vždy byly splněny veškeré podmínky předpisů o ochraně osobních údajů. Vždy se na nás můžete obracet tak, jako by se jednalo o samostatné správcovství.

DOBA UCHOVÁNÍ
Osobní údaje uchováváme po nezbytně nutnou dobu v souladu se zákonnými povinnostmi, v souladu se zákonnými lhůtami pro skartaci a archivaci, případně pak z důvodu oprávněného zájmu správce.
Osobní údaje jsou vždy zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů či k naplnění účelu udělených souhlasů.
V případě uchování osobních údajů poté, kdy je splněna smlouva, jsou údaje uchovány na základě oprávněného zájmu správce na ochranu svého majetku a zájmů, a to po dobu běhu promlčecích lhůt daných zákonem k uplatnění práv (zejména z titulu odpovědnosti za vadu služby či výrobku, či poskytnuté záruky).

ZPŮSOBY ZPRACOVÁNÍ
Zpracování osobních údajů provádíme sami, či prostřednictvím zpracovatele. Zpracování je prováděno v našem sídle či provozovnách, jednotlivými zaměstnanci, příp. zpracovateli. V případě, že jsou osobní údaje předávány na základě platného titulu jiných osobám – zpracovatelům, máme s těmito uzavřeny písemné smlouvy. Ke zpracování dochází zejména prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů.
Za účelem ochrany jsme přijali technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují Vaše právo na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.
Informujeme Vás tímto, že ze strany správce nedochází k automatickému rozhodování ani profilování při zpracování osobních údajů. Osobní údaje rovněž nepředáváme do třetích zemí.
Automatizovaným rozhodováním se rozumí rozhodování technologickými prostředky nebo na základě výsledků činnosti technologických prostředků bez ingerence /volního rozhodování člověka.
Profilováním se rozumí užití osobních údajů k hodnocení některých osobních aspektů člověka, například odhad jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, atd.
Pokud nám v případě jednání o uzavření smlouvy své osobní kontaktní a identifikační údaje nesdělíte, nemůže dojít k uzavření smlouvy, neboť bychom ji neměli, jak splnit. Sdělení Vašich kontaktních a identifikačních údajů je tak zákonným požadavkem na identifikaci smluvní strany, ale také smluvním požadavkem nutným ke splnění smlouvy.
V případě zpracování osobních údajů formou provozu kamerového systému, nemáte povinnost osobní údaje (podobizna a záznam podoby) poskytnout. U vstupu do snímaných prostor jsou všechny osoby informovány, že objekt je pod kamerovým záznamem a pokud s tímto nesouhlasí, nemusí do objektu vstupovat.
Co se týká zaměstnanců je poskytnutí osobních údajů zákonným požadavkem, neboť správce ve vztahu k zaměstnancům plní množství zákonných povinností, navíc s ním uzavírá pracovní smlouvu. V případě, že údaje nebudou poskytnuty, nemůže být smlouva pracovní uzavřena.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
Tímto Vás informujeme o vašich právech:
Jako subjekty údajů (zákazníci, zaměstnanci a další) máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům.

Máte právo na sdělení :
• účelu zpracování
• kategorii dotčených osobních údajů
• příjemců nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů
• pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Máte právo na kopii zpracovávaných osobních údajů.
Máte také právona to být informováni.
Neúplné či nepřesné osobní údaje můžetedoplnit nebo opravit, v případě, že jsou zpracovávané údaje nepřesné či neúplné.

Při naplněním zákonných podmínek máte právo na výmaz osobních údajů, to:

a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
b) subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
c) subjekt údajů vznese relevantní námitku proti zpracování
d) osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
e) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
f) osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 GDPR.

Máte právo, abychom v určitých případech stanovených v čl. 18 nařízení GDPR omezili zpracování vašich osobních údajů. Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
c) správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Proti zpracování, které je založeno na našich oprávněných zájmech, či zájmech třetí strany, máte právo kdykoli vznést námitku.

Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu. Při vznesení námitky proti zpracování pro účely přímého marketingu, se již dále osobní údaje nesmí pro tyto účely zpracovávat.

Právo na přenositelnost údajů Vám dává možnost získat osobní údaje, které jsme získali v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, abychom je předali my.

Rovněž máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro Vás právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem dotýká (mimo stanovených výjimek v GDPR nařízení).

V případě zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu máte právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů.

Rovněž máte právo se obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů. Jsme Vám však plně k dispozici a věříme, že stížnosti nebude zapotřebí.

Uplatnění práv, žádosti o informace:

V případě, že budete požadovat jakékoli informace, týkají se zpracování Vašich osobních údajů, můžete se primárně obrátit na:

email: gabriela.marsalkova@h2world.world
nebo písemně na adresu Muglinovská 154/73, Muglinov, 712 00 Ostrava

Neváhejte nás kontaktovat, Vaši případnou žádost vyřídíme bezodkladně.

H2 Global Group s.r.o

Verze 1.2023